Arbeitsweise

Wenn neues Material bei uns eingeht, dann sieht es meist so aus.

Sichten

Alles beginnt mit einer ersten Sichtung des Materials. Dabei wird geschaut, welche Unterlagen vorhanden sind, ob Metall entfernt werden muss, wie stark die Verschmutzung ist und ob alle Unterlagen etwas für das Archiv sind.

Sortieren

Jetzt wird das Material sortiert, und zwar in die Fraktionen -mit Metall- und -ohne Metall-. Der -ohne Metall- Stapel wird anschließend noch einmal sortiert, und zwar in die Stapel -mit personenbezogenen Daten- und -ohne personenbezogene Daten-.

Prüfen

Wir prüfen das Material immer auf Vollständigkeit: Sind alle Seiten da? Sind alle Belege da, die auf Auszügen zu finden sind? Sind alle Belegnummern durchlaufend? Wenn wir Lücken entdecken, sprechen wir die Spender darauf an und versuchen, die fehlenden Seiten zu bekommen. Je vollständiger eine Sammlung ist, desto besser. Es gibt leider auch Fälle, bei denen fehlendes Material nicht mehr gefunden werden kann.

Entmetallisieren

Metall ist der größte Feind von Papier. Metall rostet und zerstört dabei das Papier. Deswegen entfernen wir aus jedem Blatt Papier Heftklammern, Büroklammern und andere Fremdstoffe (Tesafilm, Aufkleber...). Was sich in einem Aktenordner an Metall befindet, zeigt das nachfolgende Bild:

Anhand der linken Büroklammer kann man erkennen, dass die Entfernung von stark verrosteten Klammern auch Papier ausreißen kann.

Reinigung

Als nächster Schritt folgt die Reinigung der Unterlagen. Auch wenn man es dem Papier oft nicht ansieht, befindet sich eine Staubschicht auf den Unterlagen. Jedes Blatt Papier wird mit einem statisch aufgeladenen Staubtuch gereinigt. Wie dieses Tuch nach einem Aktenordner aussieht, können Sie hier sehen:

Manchmal hat eingesendetes Material auch Stockflecken und / oder Schimmelanhaftungen. Dieses wird dann entsprechend vorbehandelt (Schimmelvernichter, Gefriertrocknung). Ist das Material gar nicht mehr zu retten, machen wir davon eine Farbkopie und entsorgen das Original durch Schreddern.

Jetzt wird das Material anonymisiert (siehe nächster Menüpunkt). Sind alle Arbeitsschritte erledigt, wird das Material mit unserem Archiv "verheiratet".